Войти

Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

778
0
0

Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия для обеспечения внутренней деятельности. Основные виды и общий состав документов организации, как правильно их составлять и хранить.

Документы организации

Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании, отмечает, что как такового единого нормативно-определенного перечня документов, которые должна иметь каждая организация, не существует. Различные нормативные правовые акты, в том числе и отраслевого уровня содержат положения о необходимости формирования отдельных локальных актов, ведения определенных журналов, издания приказов и других документов.

Виды документов

Все внутренние документы организации можно поделить на несколько видов, в зависимости от того, для чего они предназначены.

Организационно-правовые

Такие документы берут на себя функцию правовой базы организации. К ним относятся различные положения, которые основываются на нормах административного права и обязательны к исполнению. Основными организационно-правовыми документами являются: устав, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.

Информационно-справочные

Они содержат различную фактическую информацию о внутренних делах компании, необходимы для побуждения к принятию административных решений и для издания различных распоряжений. К такому виду документов относятся заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т.д.

Бухгалтер работает с документами

Источник изображения: © iStock.com / Natee Meepian

Финансово-бухгалтерские

Как отмечает Сергей Гебель, финансово-бухгалтерские документы отражают всю экономическую деятельность организации. Их перечень крайне обширен и в него входят: первичные документы, договоры, акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов и многие другие.

Распорядительные

Они отражают решения руководства по различным организационным вопросам. Как правило, это приказы, например, по личному составу или основной деятельности.

Служебные

Предназначены для закрепления различных аспектов деятельности организации, а также регулируют текущие вопросы. К служебным документам относятся различные лицензии, допуски, разрешения, свидетельства и т.д.

Кадровые

По словам Сергей Гебеля, кадровыми документами фиксируется вся осуществляемая внутри компании трудовая деятельность. К этой категории относятся: трудовые договоры, личные дела и карточки сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, штатное расписание, документы о несчастных случаях на производстве.

Георгий Алексеев, доцент кафедры правоведения юридического факультета РАНХиГС Санкт-Петербург, также дополняет, что личные дела сотрудников, в свою очередь, тоже состоят из определенного набора необходимых документов. В зависимости от ситуации, это могут быть:

  • анкета, заполненная работником при приеме на работу;
  • копия паспорта;
  • экземпляр трудового договора;
  • копии документов об образовании и о квалификации;
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты;
  • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
  • копия страхового полиса ОМС;
  • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу, о прохождении обязательных медицинских осмотров;
  • экземпляр договора о полной материальной ответственности;
  • копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных);
  • докладные и объяснительные записки;
  • документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну;
  • документы о прохождении аттестации;
  • трудовая книжка или электронная трудовая.

Мужчина подписывает документы

Источник изображения: © iStock.com / ridvan_celik

Личные

Это документы, которые составляются самими сотрудниками в индивидуальном порядке. Это могут быть резюме, доверенности, расписки и т.д.

Договоры

Они устанавливают гражданские права и обязанности всех сторон соглашения, изменяют или прекращают договоренности. Договоры могут по аренде, подряда, о сотрудничестве и т.д.

Правила оформления документов

Практически все внутренние документы организации имеют юридическую значимость и в каком-то смысле являются нормативными актами, поэтому их оформление происходит с соблюдением действующего ГОСТа, если нет внутренних корпоративных стандартов.

Создание и оформление важных документов можно привести к общему алгоритму:

  • составление первичного проекта и его согласование;
  • доработка проекта с учетом предложенных замечаний и повторное согласование;
  • оформление в соответствии с законодательством и локальными нормативными актами;
  • утверждение и подписание;
  • регистрация.
Кадровый электронный документооборот поможет нанимать сотрудников, подписывать документы онлайн в один клик и сокращает объем задач кадровых специалистов. Подходит для работы с удаленными и офисными сотрудниками.

Сроки хранения документов

Сергей Гебель уточняет, что вечно хранить все документы нет необходимости. В зависимости от степени важности, Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. для каждого типа документов установлены свои сроки хранения.

Так, первичные документы бухгалтерского учета, кассовые документы, выписки по банковскому счету, путевые листы, счета-фактуры, налоговые декларации должны храниться 5 лет.

Больничные листы, документы по зарплате, расчетные ведомости и листки хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет.

Кадровые документы, лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении нужно хранить 50 лет. Табель учета рабочего времени - 5 лет, а по вредным условиям труда – 50 лет. График отпусков хранится 3 года.

Документы, законченные делопроизводством до 2003 года, должны храниться 75 лет.

Большая стопка папок с документами

Источник изображения: © iStock.com / fstop123

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Это правило распространяется на все бумажные и электронные документы. Например, срок хранения платежного поручения, исполненного в 2022 году, начал исчисляться с 1 января 2023 года.

Следует отметить, что организация вправе самостоятельно предусмотреть более длительный срок хранения отдельных документов. Первые 10 лет документы находятся в компании, а после этого их передают в архив.

Порядок хранения документов

Сергей Гебель уточняет, что условно хранение всех документов в компании можно разделить на текущее и архивное. Текущее организуется для документов, находящихся в делопроизводстве, либо по которым оно окончено, но их срок хранения менее 10 лет.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в порядке, установленном ФЗ "О бухгалтерском учете" и ФСБУ 27/2021. К основным правилам организации хранения следует отнести:

  • хранение подлинников в том виде, в котором они были составлены. Запрещено переводить составленные на бумажном носителе документы в электронный формат для их последующего хранения;
  • документы бухучета, а также содержащиеся в них данные, с 1 января 2024 года должны храниться на территории РФ. Начинать это делать можно до указанной даты. Исключением является случай, когда организация ведет деятельность в другой стране, правилами которой установлено обязательное хранение документов на ее территории;
  • документы должны храниться в безопасных условиях, исключающих внесение в них изменений;
  • доступ к документам предоставляется согласно требованиям законодательства. Например, соответствующее право есть у акционера, имеющего не менее 25 % голосующих акций. В любом случае при предоставлении доступа нужно уведомлять главного бухгалтера или иного ответственного за организацию хранения.

Организовывать хранение кадровых документов, не переданных в архив, следует с учетом общих правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. В частности, предусмотрены следующие требования к помещению, размещению и охране:

  • помещение должно соответствовать правилам противопожарного режима, в нем следует организовать вентиляцию и предусмотреть защиту от света. Помещение должно находиться вдалеке от производственных и бытовых объектов. Также оно не может быть подвальным и чердачным;
  • документы не должны храниться на полу, для этого могут использоваться коробки или стеллажи закрытого типа. Сами документы систематизируются по тематике и составу, к ним прилагается опись;
  • доступ неуполномоченных лиц к месту хранения документов должен быть ограничен. Все выдаваемые документы необходимо регистрировать и проводить розыск в случае утраты;
  • документы, содержащие персональные данные работников, должны храниться согласно специальным правилам, в частности, по организации отдельных мер защиты.

Девушка смотрит документы на столе

Источник изображения: © iStock.com / smolaw11

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, передаются в архив. Перед этим их упорядочивают, разбирают, нумеруют и прошивают. По каждому списку составляется отдельная опись.

"Помещение, отведенное под архив, должно отвечать определенным требованиям. В нем поддерживается заданная температура и влажность воздуха. Соблюдение всех требований может быть проблематично для небольших организаций, поэтому нередко в таких случаях документы за определенную плату передаются в стороннюю компанию", – дополнил эксперт.
Права на данный материал принадлежат
Материал размещён правообладателем в открытом доступе
  • В новости упоминаются
Хотите оставить комментарий? Зарегистрируйтесь и/или Войдите и общайтесь!
ПОДПИСКА НА НОВОСТИ
Ежедневная рассылка новостей ВПК на электронный почтовый ящик
  • Разделы новостей
  • Обсуждаемое
    Обновить
  • 02.11 18:28
  • 5360
Без кнута и пряника. Россия лишила Америку привычных рычагов влияния
  • 02.11 15:22
  • 1
Способен ли китайский танк «Тип 99» превзойти М1 «Абрамс» или российский Т-90? (The National Interest, США)
  • 01.11 21:17
  • 3
"Удары неизбежны". Пентагон нащупал "слабость" в российской обороне
  • 01.11 13:59
  • 0
Вашингтон берется за Босфор и Дарданеллы
  • 01.11 05:48
  • 1
На Западе оценили «революционную» ракету Ирана
  • 01.11 04:24
  • 1
Глава МИД Армении: у нас с Россией есть разногласия, но у стран крепкие экономические связи
  • 01.11 02:58
  • 1
Правительство Марокко близко к закупке самолетов ВТА C-390 "Миллениум"
  • 31.10 12:10
  • 0
Отчаяние Киева: удар по Беларуси
  • 31.10 08:52
  • 1
NYT: США готовятся к возможной войне с КНР, изучая опыт украинского конфликта
  • 31.10 08:39
  • 4
Даже с ограниченными возможностями Зеленский продолжает искать для Украины путь вперед (The New York Times, США)
  • 31.10 03:26
  • 1
В США рассказали о неожиданной роли бомбардировщика B-21
  • 31.10 03:16
  • 0
К вопросу о "мировой истории войн", и не только. Часть 3.
  • 31.10 01:16
  • 0
К вопросу о "мировой истории войн", и не только. Часть 2.
  • 31.10 00:07
  • 0
К вопросу о "мировой истории войн" :), и не только. Часть 1.
  • 30.10 17:52
  • 1
Российские подлодки класса "Борей" — пожалуй, лучшие на планете (The National Interest, США)