Офисный переезд – задача, с которой сталкиваются многие компании и фирмы. Необходимость может возникнуть по разным причинам – расширение штата и переезд в помещение с большей площадью, нужно расположить офис ближе к деловому центру города, или в связи с временными трудностями вынуждены переехать в более бюджетное и скромное помещение. Независимо от того, почему переезжает офис, этот процесс вызывает у многих руководителей и сотрудников панику и стресс.
Конечно, перевозка имущества компании связана с рядом трудностей, но это вовсе не значит, что стоит сильно нервничать.
Способы офисного переезда
Организовать переезд офиса можно несколькими способами. Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки, и выбирается исходя из потребностей и возможностей. Это:
- Обратиться к специалистам, которые оказывают услуги «под ключ», выполняя все этапы работ оперативно, слажено, безопасно. Заказчик экономит свои силы, нервы и время, но оплачивает услуги специалистов.
- Переезд своими силами. Как правило, он ложится на плечи сотрудников, которым приходится упаковывать, выносить/заносить и даже грузить все документы и оргтехнику самостоятельно. Такой вариант является бюджетным, а из расходов руководителю нужно только оплатить грузовой транспорт, и иногда грузчиков, если имеется крупная тяжелая мебель.
Если принято решение переезжать самостоятельно, без помощи мувинговых компаний, тогда к этому процессу стоит подготовиться и учесть некоторые советы бывалых.
Этапы офисного переезда
Организация переезда офисного имущества своими силами выполняется в несколько этапов. А именно:
- Определить дату переезда.
- Оценить объем перевозимых вещей и, исходя из этого, найти транспорт соответствующей грузоподъемности и габаритов грузового отсека.
- Выяснить, смогут ли сотрудники своими силами все погрузить/выгрузить, если нет – найти опытных грузчиков и согласовать с ними все условия сотрудничества.
- Подготовить заранее упаковочный материал – коробки, пузырчатую пленку, скотч, стикеры.
- Упаковать документы.
- Подготовить оргтехнику к транспортировке – правильно отключить, упаковать.
- Разборрать крупную мебель – шкафы, пеналы, столы. Если мебель имеет компактный размер, легко проходит в дверные проемы и поместится в грузовом транспорте в сложенном виде, то можно обойтись без разборки.
- Заранее определить, как в новом помещении будет расставлена мебель и как будет организовано рабочее пространство.
Как видим, подготовка занимает много времени и сил. Но если прислушаться к советам тех, кто уже пережил офисный переезд, а также учесть рекомендации специалистов, то этот процесс пройдет быстро, легко, без потерь и рисков.
Как организовать переезд без стресса: советы
Руководителю, который готовится к офисному переезду без привлечения профессионалов, стоит прислушаться к следующим рекомендациям и советам:
- Назначить ответственных за подготовку и организацию переезда. Это может быть один заместитель и руководители каждого из отделов, или же доверить контроль самому опытному из работников.
- Еще один вариант – назначить куратора в новом офисе и в старом. Первый будет показывать, куда выгружать имущество, а второй – что выносить и грузить в машину.
- Спланировать расстановку мебели в новом помещении, начертив схему на листе бумаги. Это поможет при выгрузке мебели сразу распределять ее по помещениям. При этом, все коробки должны быть подписанными (маркером на упаковке или с использованием стикеров).
- При отключении оргтехники и подготовке ее к переезду стоит все провода и шнуры аккуратно упаковать в пакет, подписать и скотчем приклеить к задней стенке техники. Это позволит избежать потери и путаницы при последующем подключении.
- Хрупкие предметы, в том числе офисную технику, необходимо тщательно упаковать. Для этого применяют пузырчатую пленку, картон, иногда в коробки по периметру укладывают листы пенопласта.
- Крепежи с разобранной мебели стоит сложить так же, как и шнуры от оргтехники – в пакет и приклеить к мебели.
- Начинать упаковывать стоит те документы, которые до переезда и в первые дни после не понадобятся – архив, и т.д.
- При выборе грузового транспорта стоит обращать внимание не только на грузоподъемность и габариты грузового отсека, но и на возможность зафиксировать мебель и технику. Это позволит предотвратить повреждения и избежать дорогостоящих ремонтов или покупки новых предметов.
Главное в день переезда – не суетиться, не паниковать, и решать все проблемы по мере их возникновения.
Помощь с офисным переездом
Если же вы все-таки решили воспользоваться услугами экспертов и доверить им организацию и выполнение офисного переезда в Киеве и области, тогда компания «Вива Транс» - к вашим услугам. Профессионалы выполнят работы «под ключ», оперативно и недорого, обеспечив целостность и сохранность имущества заказчика.
