Министерство промышленности и торговли Российской Федерации объявило о готовности участия в пилотном проекте в рамках постановления Правительства № 890 “О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти”.
Согласно последним поручениям Председателя Правительства РФ переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством необходимо завершить до 31 декабря 2016 года. К апрелю 2015 года все ведомства должны технически подготовиться к переходу на безбумажное взаимодействие. Работа по этой задаче призвана минимизировать бумажное делопроизводство: электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, станет юридически значимым, а бумажный – приобретёт статус копии.
Пока речь идет о пилотировании доработанного механизма взаимодействия, на который с 2013 года Министерство связи и массовых коммуникаций постепенно стало переводить правительственные структуры. В настоящий момент возможность безбумажного обмена документами доступна Аппарату Правительства РФ, Минкомсвязи, Минпромторгу, Минфину и Минэкономразвития.
Руководство Минпромторга видит в переходе на электронный документооборот возможность существенного сокращения длительности межведомственного согласования документов и сведения к минимуму влияния человеческого фактора. При этом, численность аппаратов канцелярий госструктур может быть оптимизирована без потери функциональности. Минпромторг готов полностью завершить переход на новый формат документооборота уже в этом году, и таким образом выполнить задачу, поставленную Правительством России.
В настоящее время в Минпромторге успешно функционирует система электронного документооборота (СЭД). Ее используют сотрудники Министерства всех уровней. В ходе реализации проекта по созданию СЭД был автоматизирован оборот внутренних документов и корреспонденции, их регистрация и передача в архив, потоковое сканирование, создание резолюций и выбор исполнителей, а также контроль над исполнением задач. Все действия с электронными документами в СЭД Минпромторга производятся с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП). Надо отметить, что использование ЭП во всем жизненном цикле электронного документа (при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д.) позволила сделать СЭД Минпромторга юридически полноценной. Cредний объем документооборота в Минпромторге, учитывая межведомственные связи, составляет 297 тыс. документов в год. На сегодняшний день активными пользователями СЭД являются все сотрудники Минпромотрга.
Переход Минпромторга на безбумажное взаимодействие не потребует существенных дополнительных финансовых вложений. Для этого ведомству необходимо будет адаптировать свой СЭД под требования Регламента межведомственного взаимодействия. Этот Регламент устанавливает и регулирует единые правила взаимодействия ведомств в рамках проекта, определяет формат документов, отправляемых по шине МЭДО, а также описывает процессы по переходу на обмен документами в электронном виде с применением электронной подписи.
