Условия отгрузки и условия оплаты – почему это важно. ERP на предприятий - шаг 4.4.

Ввод большого числа документов, являющихся неотъемлемой частью выполнения договоров, в финансовой службе предприятия – плохая практика. Это было важно на раннем этапе внедрения, но при дальнейшем развитии ERP от этого надо уходить.

Однако, передачу ввода документов  из финансовой службы необходимо проводить без потери контроля со стороны этой службы и за суммами отгрузок, и за оплатами по договору.

Предыдущая статья: Учет расходов денежных средств. ERP на предприятий - шаг 4.3.

В этой статье рассмотрим построение справочников по условиям оплаты и отгрузки. Влияние этих справочников на качество взаимодействия между службами предприятия, контроль исполнения договоров и открывающиеся возможности по другим направлениям внедрения ERP.

Каковы цели?

1. Создаем и заполняем справочники условий оплаты и условий отгрузки.
2. Передаем формирование счетов на предоплату, счетов на оплату, счетов-фактур в подразделения договородержатели.
3. Заводим кредитные договора.

Что имеем?

На предприятии:

1. Договора продаж и закупок.
2. Кредитные договора.
3. Подразделения договородержатели – владельцы информации по договорам.
4. Ответственных лиц за работу по договорам в подразделениях предприятий, в том числе в финансовой службе.

В ERP:

1. Договора продаж и закупок.
2. Обученные и с доступом к работе в ERP кадры по договорам в подразделениях договородержателях и финансовой службе предприятия.
3. Формирование счетов на предоплату, счетов на окончательный расчет, счетов-фактур в ERP в финансовой службе предприятия.
4. Формирование и обработка платежных поручений в ERP.

Что делаем?

Создать и заполнить справочники условий оплаты и отгрузки.



Существует большое разнообразие условий договоров, но все они делятся всего на две категории:

1. точные условия;
2. неточные условия.

К точным условиям относятся условия договора, в которых указаны точные даты осуществления отгрузки и/или оплаты. Например, отгрузка N шт. в ноябре 2019 года с предоплатой N% от суммы договора в мае 2019 года и окончательной оплатой оставшихся N% в декабре 2019 года.

Отсутствие указания четких дат позволяет выставить даты в пределах указанного месяца, удобные для предприятия исполнителя. Если у Вас в договоре присутствуют точные даты отгрузки и оплат – это просто замечательно, но встречается не часто.

Приведенных данных в примере достаточно для составления:

• точного графика оплаты по договору;
• точного графика отгрузки по договору.

Когда речь заходит о неточных условиях, ситуация в договоре выглядит довольно печально, приведу один из плохих вариантов с неточными условиями:

• предоплата N% после наступления определенного события в таком то министерстве;
• отгрузка N шт. через 120 дней после даты получения предоплаты;
• окончательный расчет через 30 дней после прохождения процедур в такой-то организации.

Как бы ни выглядели условия, они всё равно могут быть переведены на язык цифр с некоторыми допущениями:

• продукцию надо изготовить с завтрашнего дня +120 дней, потому что никто не знает, когда событие в министерстве может произойти, а 120 дней в договоре четко прописаны;
• предоплата поступит неизвестно когда, в любой день, начиная с завтрашнего;
• окончательная оплата поступит после отгрузки, т.е. через 30 дней после 120 дней изготовления.

Для того, чтобы предприятие могло грамотно управлять как минимум движением материальных потоков и распределением денежных средств, компании придется приводить нечеткие условия к четкой формализации с определенным уровнем рисков для себя. Иными словами, нечеткие условия договора, нужно будет привести к конкретным периодам и цифрам для графиков отгрузок и оплат внутри предприятия.

Что при этом будет происходить в ERP?

Если вы читали в моем блоге последние две статьи по ERP, то увидели, что на начальном этапе предлагалось закрепить функции формирования документов по договору (но не самого договора) в ERP за финансовой службой предприятия.

Таской подход оправдан только в самом начале внедрения, чтобы привести процессы к четкой финансовой дисциплине. Но вот наступил момент, когда необходимо передать эти функции в точки, где находятся владельцы этой информации.

В данном случае, такими точками являются подразделения договородержатели по продажам и закупкам, а документами подлежащими передаче для формирования в ERP:

• счет на предоплату;
• счет на окончательный расчет;
• заказ на оплату;
• счет-фактура.

При этом, для сохранения контроля за своевременностью осуществления финансовых операций и со стороны финансовой службы предприятия и договородержателей нужен какой-то инструмент в ERP, который позволил бы с минимальными затратами труда на формирование информации видеть предстоящие оплаты и отгрузки.
Таким инструментом и являются графики отгрузки и графики оплат.

Стоит отметить, что далеко не во всех ERP системах такие справочники присутствуют по умолчанию, однако их необходимость вы сможете оценить не только в данном разделе, но и дальше по тексту, и особенно в будущем, когда будете внедрять планирование.

Что представляет собой график отгрузок:

• номер договора;
• дата отгрузки;
• процент от договора или точная сумма отгрузки.

График оплат:

• номер договора;
• дата оплаты;
• тип действия: предоплата, оплата, окончательный расчет;
• процент от договора или точная сумма оплаты.

Количество записей в каждом графике по одному договору зависит от количества отгрузок и оплат.

Эти данные заполняются в службах договородержателей сразу после заведения договора и служат основой для формирования отчета по графикам отгрузок и оплат.

На основании этой информации можно генерировать напоминание ответственному сотруднику за ведение договора о наступлении даты отгрузки или оплаты по договору – на электронный почтовый ящик, в мессенджер или СМС.

Графики служат ориентирами или крайними точками выполнения намеченных действий по формированию соответствующих документов в ERP и отправке их Заказчику. Чем они станут на вашем предприятии, зависит от того, какие даты, при формировании графиков вы будете выбирать в качестве базы для заполнения при неточных данных:

• если при указании в договоре сроков до месяцев, вы выберите всегда последние числа месяца, то даты графиков станут крайними датами для формирования документов, если какие-то более ранние даты – то ориентировочными сроками;
• если в договоре указаны точные даты, то и в данном случае, выбор того, какие даты указать в графике зависит только от вас, для внутреннего учета вы волне можете указать более ранние сроки и работать по ориентировочным датам.

Помимо графиков в ERP, непосредственно в договоре нужна ещё и описательная часть по условиям договора, которая будет отображаться для наглядности всем заинтересованным службам и отображаться в документах для заказчика.

Для формирования таких информационных сведений практически во всех ERP существуют уже готовые справочники условий платежа и условий отгрузки, или справочник условий выполнения договора.

Что конкретно могут содержать эти справочники? Например, предприятие работает с поставщиками только по трём предоплатным схемам и единой схеме окончательного расчета:

• предоплата 0% под поставку через 10 рабочих дней после подписания заказа на поставку;
• предоплата 50% под поставку через 10 рабочих дней после подписания заказа на поставку;
• предоплата 100% под поставку через 10 рабочих дней после поставки подписания заказа на поставку;
• окончательный расчет через 10 рабочих дней после поставки партии.

При этом допускает частичную отгрузку, но не больше чем в 3 партии, что дает следующий набор условий для справочника условий отгрузки:

• отгрузка 1-й партией;
• отгрузка 2-мя партиями;
• отгрузка 3-мя партиями.

При наличии справочника условий выполнения договора, те же правила запишутся примерно так:

• отгрузка 1 партией, окончательный  расчёт 100% через 10 дн.
• предоплата 50% через 10 дн., отгрузка 1 партией, окончательный  расчёт 50% через 10 дн.
• предоплата 100% через 10 дн., отгрузка 1 партией.
• отгрузка 2 партиями, окончательный  расчёт по партии 100% через 10 дн.
• предоплата под партию 50% через 10 дн., отгрузка 2 партиями, окончательный  расчёт по партии 50% через 10 дн.
• предоплата под партию 100% через 10 дн., отгрузка 2 партиями.
• и т.д.

Поскольку такие справочники  являются общими для всех подразделений предприятия, то их наполнение и контроль качества информации целесообразно закрепить за какой-то конкретной одной службой.

Имея опыт закрепления справочников с единственным и множественными владельцами информации в данном случае целесообразно закрепить ведение этих справочников:

• по продажам – за службой продаж основной продукции предприятия;
• по закупкам – за централизованной службой закупок

Остальные подразделения договородержатели, при составлении договоров обязаны ориентироваться на общепринятые условия работы с заказчиками и поставщиками, и если вдруг у них появляются новые, ещё не присутствующие условия выполнения договора, передавать их в соответствующие службы по направлениям, для заведения в систему.

При этом, информацию по договору, графики отгрузки и оплаты в ERP договородержатели будут заносить самостоятельно.

Результат подпункта.
Ведение справочников условий отгрузки и условий оплаты, или условий исполнения договора закреплено за службами продажи основной продукции предприятия и централизованной службой закупки.
В службах продажи основной продукции предприятия и централизованной службе закупки назначены конкретные исполнители за ведение информации в справочники, обучены и им предоставлены доступы в ERP.
Исполнители заполнили данные в справочники ERP из действующих на данный момент договоров продаж и закупок по всему предприятию.
Создана функциональность заведения и управления данными по графикам оплат и отгрузок.
Предоставлен доступ к данной функциональности всем исполнителям по договорам продаж и закупок во всех подразделениях договородержателях.
Исполнители заполнили в ERP данные по графикам оплат и отгрузок по своим действующим договорам.
Созданы отчеты по графику отгрузок и графику оплат в разрезе менеджеров по закупкам и продажам, договоров, поставщиков и покупателей, подразделений, предприятия, а также графический отчет с данными по динамике поступлений денежных средств на предприятие в разрезе подразделений, поставщиков и покупателей, и предприятия в целом.
Доступ к отчетам предоставлен в службы договородержатели (только по своим договорам), финансовую службу предприятия, ТОП менеджерам компании и генеральному директору предприятия.

Передать формирование документов по договору в подразделения договородержатели.



На прошлых этапах внедрения системы  (доход, расход) мы уже создали возможности для  возможности формирования и печати из ERP всех необходимых счетов и заказов:

• на предоплату:
• оплату;
• окончательный расчет;
• заказ на оплату;
• счета-фактуры.

но передать их просто в подразделения не получиться. И не нужно отдавать всё управление документами только договородержателям, необходимо сохранить за службой финансов:

• проверку документов на корректность и соответствие договору;
• печать и отправку клиентам и поставщикам;
• оперативное отнесение к счетам непривязанных в ERP денежных средств.

Чтобы это обеспечить, в процедуру формирования и печати счетов нужно ввести ещё один шаг – «сверку», который и передать в финансовую службу. Тогда процедура выставления счетов в ERP станет следующей:

• исполнитель договора в подразделении договородержателе формирует в ERP счет в соответствие с графиком оплаты или фактом состоявшейся отгрузки (при графике отгрузки);
• в момент сохранения счет автоматически получает статус «готов»;
• после этого счет в ERP становится доступен для просмотра специалистам финансовой службы предприятия;
• специалист финансовой службы предприятия, после проведения существующих проверок выставляет документу статус «утвержден»;
• специалист финансовой службы предприятия, формирует в ERP счета со статусом «утвержден» или платежные поручения для исполнения на основе заказов на оплату со статусом «утвержден»;
• специалист финансовой службы предприятия печатает счета и отправляет покупателю;
• специалист финансовой службы предприятия отправляет платежные поручения в  банк для исполнения.

В процедуру электронного согласования документов в ERP необходимо ввести ещё один документ, которого раньше не было в системе, но который может оказаться весьма полезным для контроля – заказ на отгрузку.

Это документ, является «пропуском» для осуществления физической отгрузки продукции предприятия покупателю и основой для формирования ТОРГ-12 в ERP. Выглядит он также как и ТОРГ-12, однако должен будет пройти процедуру электронного согласования, описанную чуть выше по тексту.

При этом, на последнем шаге, сотрудники финансовой службы предприятия имеют возможность получить дополнительные автоматические проверки возможности отгрузки:

• все ли условия предоплаты выполнены покупателем для данной отгрузки?
• нет ли по данному покупателю дебиторской задолженности, а если есть, то какова её величина, структура и возраст?

и если состояние взаимоотношений с поставщиком по данным показателям оставляет желать лучшего, то физическая отгрузка может быть остановлена финансовой службой предприятия отказом подтверждения «заказа на отгрузку» в ERP, поскольку ТОРГ-12 может быть напечатана только из ERP, а документ «пропуск» для ТОРГ-12 на склад готовой продукции в ERP не прошел проверку.

Практика показывает, что подобные проверки являются довольно несложным в реализации, но очень эффективным инструментом выстраивания и контроля взаимоотношения с клиентами.

Стоит отметить, что подобные проверки уже присутствуют в заказах на оплату и описаны в предыдущей статье. В результате передачи формирования заказа на оплату в подразделение договородержатель, финансовая служба предприятия сохраняет за собой функции финансового контроля и финансовой необходимости выполнения такого заказа на оплату.

Результат подпункта.
Подразделения договородержатели получили в ERP права на формирование:

• счетов на предоплату;
• счетов на оплату;
• счетов на окончательный расчет;
• заказов на отгрузку;
• заказов на оплату;
• счетов-фактур.[]
  

В ERP разработана процедура электронного согласования перечисленных выше документов между службами предприятия.

Финансовая служба предприятия получает в ERP функцию электронного согласования перечисленных выше документов, после автоматических проверок необходимости их исполнения.

Заводим в ERP кредитные договора.



В статье о заведении основных реквизитов договоров мы прошлись по всем договорам, кроме кредитных.

Кредитные договора имеют ряд особенностей:

• точный график платежей;
• необходимость контроля – куда расходуются кредитные средства.

Только к этому этапу мы получили практически все инструменты для полноценной работы с кредитными договорами:

• функционал заведения основных реквизитов договоров – для заведения кредитных договоров;
• функционал графика платежей – для ведения графика погашения кредитных договоров;
• функционал платежных поручений по доходу – для фиксации получения кредитов;
• функционал платежных поручений по расходованию денежных средств – для проведения оплат в погашение кредитных договоров.

Подразделение, отвечающее за заключение и ведение кредитных договоров, в том числе и в ERP – финансовая служба предприятия, однако перечисленный функционал для ведения кредитных договоров в ERP подлежит небольшим доработкам.

Автоматизации подлежит генерация графика платежей с автоматическим расчетом сумм платежей в зависимости от выбранной схемы погашения, согласованной с банком в условиях договора.

Необходимо не только сделать автоматическую генерацию графика платежей с датами и суммами оплаты, но и механизм пересчета оставшейся части графика в случае досрочного погашения, если по условиям договора при этом меняются суммы, а не сокращается срок погашения кредита с сохранением фиксированных платежей.

Кроме того, доработке подлежит механизм напоминаний о необходимости формирования заказа на оплату по договору. Для кредитного договора этот механизм не является достаточным решением. Поскольку оплата кредита относится к обязательным платежам, имеет смысл провести доработку механизма напоминания таким образом, чтобы:

• заказ на закупку формировался автоматически и сразу со статусом «утверждён»;
• платежное поручение на основе заказа на закупку формировалось автоматически и вставало в очередь ожидания отправки в банк для исполнения со всеми платежными поручениями текущего дня.

В дополнение к этому, дорабатывается и платежное поручение по расходованию денежных средств. В него в ERP необходимо вставить поля:

• оплата из средств кредитного договора, и предоставить поле ввода номера кредитного договора или выбора договора из базы действующих кредитных договоров;
• сумма из кредитного договора, которая участвует в платеже данного платежного поручения.

Доработка расходного платежного поручения позволит оценить не только эффективность расходования кредитных денежных средств, но и узнать, какую часть прибыли поглотили проценты по кредиту и по каким именно договорам.

Результат подпункта.
Ведение и контроль кредитных договоров в ERP закреплен за финансовой службой предприятия.
Специалисты финансовой службы предприятия, ответственные за ведение кредитных договоров обучены и им предоставлен доступ в ERP.
Доработки в ERP:

• автоматическое формирование графика платежей;
• автоматическая генерация заказов на оплату и расходных платежных поручений;
• в расходном платежном поручении можно указать кредитный договор и сумму, которые участвуют в оплате по данному платежному поручению.

Разработана отчетность:

• состояние кредитного договора в разрезе: кредитных договоров, целевых направлений, предприятия;
• использование кредитов в разрезе: договоров закупок, направлений использования, продукции, предприятия.

Отчетность предоставлена сотрудникам финансовой службы предприятия, службы планирования и учета затрат, бухгалтерии, ТОП менеджерам компании и генеральному директору компании.

Следующая статья: Логика закупок - начало. Внедрение ERP на предприятий - шаг 5.

Автор: Андрей Лабутин