Учет расходов денежных средств. ERP на предприятий - шаг 4.3.

Расходование денежных средств на предприятии имеет огромное число направлений и связано не только с внешней деятельностью, но и с внутренними процессами – выплата заработной платы, перемещение МКИ, продукции и полуфабрикатов между подразделениями и т.д.

Поскольку все процессы по расходам стыкуются в финансовой службе, то и взаимодействие подразделений с этой службой при подготовке к оплате лучше унифицировать. Практически все процессы, кроме, пожалуй, выплаты заработной платы и ещё некоторых нестандартных задач (особенно для градообразующий предприятий и предприятий с высокой социальной ответственностью не только перед сотрудниками, но и перед регионом), могут быть сведены в некий единый процесс.

Предыдущая статья: Поступление денежных средств. ERP на предприятий - шаг 4.2.

В этой статье рассмотрим построение единого процесса подготовки к расходованию средств, его автоматизацию и обработку информации. Ввиду того, что процесс по большинству расходов будет унифицированным, посмотрим на него через работу с договорами закупок МКИ, которые есть на всех промышленных предприятиях в большом количестве.

Каковы цели?

1. Унифицировать процесс взаимодействия подразделений предприятия и службы финансов.
2. Автоматизировать процесс подготовки к платежу.
3. Интегрировать ERP и приложения клиент-банк.
4. Отнести израсходованные денежные средства к договорам.

Что имеем?

На предприятии:

1. Договора закупок: ПКИ, МКИ, оборудования, услуг, работ, инструмента и т.д.
2. Подразделения договородержатели – владельцы информации по договорам.
3. Центральные склады для ПКИ, МКИ, инструмента, оснастки и т.д. – материальных ценностей для изготовления основной продукции и выполнения хозяйственных операций предприятия (РЭН, топливо, хоз. принадлежности и т.д.)
4. Склады временного хранения оборудования.
5. Материально ответственные лица, работающие на складах.
6. Ответственные лица за работу по договорам в подразделениях предприятий, в том числе в финансовой службе.

В ERP:

1. Склады под материальные ценности, оборудование и т.д.
2. Обученные, с доступом к работе в ERP кадры в кладовых.
3. Обученные, с доступом к работе в ERP кадры по работе с договорами закупок.
4. Договора закупок в ERP на материальные ценности, оборудование, работы, услуги и т.д.

Что делаем?

Унифицируем процесс взаимодействия подразделений предприятия и службы финансов по подготовке к расходованию денежных средств.



Для понимания того, что предстоит унифицировать, попробуем кратко описать процесс работы по договору закупки материальных ценностей, поскольку он нагляднее, чем закупка услуг:

1. необходимо закупить часть того, что можем в рамках подписанного договора;
2. составляем заявку (предварительный заказ) поставщику на указанный объем определенного договора с желаемыми сроками поставки, суммой заказа и суммой аванса в рамках данной поставки, которая может колебаться от 0 до 100% заказа;
3. отсылаем этот заказ поставщику;
4. получаем подтверждение в любом виде;
5. пишем какой-то принятый на предприятии документ в финансовую службу с просьбой осуществить оплату по такому то договору в такой-то сумме за такие-то материальные ценности;
6. оплачиваем;
7. ждём поставки с накладной;
8. приходуем по накладной от поставщика;
9. получаем счет-фактуру;
10. оплачиваем по счету-фактуре неоплаченный остаток;
11. при следующей поставке выполняем действия с 1 по 10-е.

В этом списке есть несколько пунктов, а именно – 2,3 и 5, которые:

• необходимы для общения с поставщиком;
• повторяются в работе внутри предприятия в разных интерпретациях.

ВАЖНО. Если Вы хотите, чтобы виртуальный документ, порождаемый в системе в рамках унификации или оптимизации бизнес-процесса, жил и был востребован, выбирайте в качестве прототипа реально действующий на предприятии документ, без которого процесс не сможет проходить нормально.

ВАЖНО. Если в принятом в качестве прототипа реальном документе недостаточно или излишек данных для полноценного использования его виртуального наследника, меняйте бумажный прототип, дополняя его нужной информацией и выводя из него ненужную в соответствие с потребностями по унификации или оптимизации процесса. Если в качестве физического прототипа выбрана законодательно утвержденная форма, то:

• это должен быть осознанный выбор по связыванию себе рук в изменении документа;
• есть вторая сторона документа, экземпляр которого, остающийся на предприятии может содержать дополнительную, необходимую предприятию информацию;
• по согласованию с поставщиками допускаются приложения к стандартным бланкам с дополнительной информацией к документу, необходимой всем сторонам сделки.

Для унификации взаимодействия подразделений договородержателей по договорам закупки со службой финансов имеет смысл выбрать физический документ – заявку (заказ на поставку), который для поставщика должен содержать в себе данные по:

• поставщику;
• договору поставки;
• банку предприятия;
• расчетному счету предприятия для оплаты;
• банку поставщика;
• расчетному счету поставщика для получения платежа;
• спецификацию с перечнем заказываемых материальных ценностей с информацией по каждой позиции спецификации: цена за единицу, заказываемое количество, единица измерения, ставка НДС, общая стоимость, сумма НДС;
• сроку поставки;
• сумме аванса по поставке в соответствие с договором.

Этой информации поставщику достаточно, чтобы понять, что хотят, когда, сколько заплатят, когда заплатят. Поставщик может дать корректировки к этому документу и в него внесут согласованные между сторонами изменения ещё до того, как начнется поставка или будет осуществлён авансовый платёж.

Для финансистов предприятия в этом документ также достаточно информации, не только для осуществления платежа, но и для выполнения первичных проверок на целесообразность или своевременность приобретения.

Таким образом, документ «заказ на поставку» можно автоматизировать в качестве унифицированной формы взаимодействия практически без изменений.

Так же как и при  автоматизации поступлений денежных средств, на первом шаге рекомендуется предоставить ввод заказа на поставку в ERP финансовой службе предприятия, а к работе подключить только централизованную службу закупок МКИ предприятия.

Такой подход позволит отработать и отладить процедуру четко под установленную финансовую дисциплину, а сотрудникам финансовой службы до знака понимать, как происходит этот процесс и в чем отличие, относительно того, что они делали раньше.

После первичной унификации процесс работы с заказами на закупку будет выглядеть так:

1. необходимо закупить часть того, что можем в рамках подписанного договора;
2. подразделение договородержатель, на основе утвержденного и предоставленного шаблона, формирует в электронном виде (скажем в MS Word или MS Excel) заказ на закупку на необходимый объем определенного договора;
3. отсылаем этот заказ поставщику;
4. получаем подтверждение в любом виде;
5. подразделение договородержатель печатает заказ, подписывает и отсылает вместе с электронной копией заказа в финансовую службу;
6. финансовая служба на основе электронной копии и подписи на бумажном носителе заводит заказ на закупку в ERP, осуществляет первичные проверки и в случае успешного прохождения проверки оплачивает авансовую сумму по заказу;
7. предприятие ждёт поставки с накладной;
8. центральные склады по накладной от поставщика приходуют в ERP поставку;
9. финансовая служба получает счет-фактуру от поставщика, заводит её в ERP;
10. при наступлении срока оплаты по выполненной поставщиком поставке финансовая служба осуществляет оплату оставшейся части по счету фактуре;
11. при следующей поставке выполняем действия с 1 по 10-е.

На данной стадии, количество действий от подразделений даже увеличилось, что, в общем, вполне естественно, потому что появилась новая работа – заведение данные в ERP. НО, даже в этом случае после автоматизации мы получаем сразу ряд существенных преимуществ.

Результат подпункта.

Выбран единый документ взаимодействия служб договородержателей договоров закупок и финансовой службы предприятия по заказам на оплату.
Организована и регламентирована процедура взаимодействия между службами.
За финансовой службой закреплены ввод в ERP заказов на закупку и счетов-фактур от поставщиков.
Создан шаблон в MS Excel по формированию заказа на закупку.
В ERP разработана форма ввода заказа на закупку и счета-фактуры закупок.
В ERP разработана печать заказа на закупку и счета-фактуры закупок.
Сотрудники финансовой службы и центральной службы закупок обучены формированию заявок из шаблона и в ERP, и заведению счетов-фактур закупки.

Автоматизация сбора информации для принятия решения о платеже.



При  заведении в ERP заказа на закупку можно автоматически собрать и показать непосредственно в заказе важную дополнительную информацию по нему:

• коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности по данному поставщику – вычисляется, как отношение суммы авансов, по которым не осуществлена поставка предприятию данным поставщиком по всем договорам с ним к сумме неоплаченных остатков за поставки данного поставщика предприятию по всем договорам с ним. В ERP это – отношение сумма всех незакрытых счетами-фактурами платежных поручений отправленных поставщику по всем договорам с ним к сумме всех неоплаченных остатков счетов-фактур этого поставщика;
• коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности по договору заказа на закупку – тоже самое, что и предыдущий пункт, но только по документам договора заказа;
• превышение остатков каждого материала над заказываемым объемом в заявке по всему предприятию – положительное число, значит запасов больше, чем объем заказа, отрицательное – значит запасов на исполнение работ по заказываемому объему недостаточно. В ERP это – суммарное количество остатков на всех складах предприятия каждого материал спецификации заказа на закупку.

Эта информация не позволяет принять какого-либо однозначного решения, однако дает общее представление о том, в каком состоянии находятся наши отношения с поставщиком и насколько востребованы заказываемые материалы.

Если по заказу принимается решение об оплате, то на основе заказа в ERP автоматически формируется платежное поручение, а между заказом и платежным поручением в ERP устанавливается связь.

Дополнительная информация, автоматически собранная в заказе может оказаться просто информационным сопровождением, если заказ сформирован под оплату по наступлению срока оплаты какого-то счета-фактуры.

Для того, чтобы знать об этом в ERP можно разработать математику, которая будет автоматически формировать подсчет:

• суммового остатка каждой незакрытой счет-фактуры – в ERP это сумма счета-фактуры минус сумма всех платежных поручений, привязанных к этой счету-фактуре;
• график оплаты кредиторской задолженности – в ERP это дата оплаты из счета-фактуры с неоплаченным остатком.

Для дальнейшее работы с этой информацией в ERP можно:

• при заведении заявки сделать поле для выбора счета-фактуры или счетов-фактур под оплату по создаваемой заявке, в котором предлагать выбор из списка счетов-фактур договора заказа, имеющих незакрытые остатки, в сортировке - от наиболее старых к наиболее свежим;
• посылать почтовые уведомления сотрудникам службы финансов и подразделения договородержателя с напоминанием о наступлении срока оплаты по конкретным счетам-фактурам и поставщикам;
• на основании сроков оплаты из счетов-фактур автоматически формировать отчет с графиком погашения кредиторской задолженности, обновляемым в режиме on-line.

Результат подпункта.

Автоматический сбор дополнительный сведений по заказу.
Автоматическое формирование графика погашения кредиторской задолженности по: договору; поставщику; предприятию.
Система напоминаний о необходимости оплаты с рассылкой на почту ответственным сотрудникам предприятия.
Автоматизированные оптимальные (в соответствие с политикой погашения принятой на предприятии) рекомендации по привязке счетов-фактур к предстоящим платежам уже на уровне заказа на оплату.

Интегрировать ERP и приложения клиент-банк.



Основные принципы взаимодействия с ПО клиент-банк были рассмотрены в статье о работе с поступлениями денежных средств. В этой статье затронем вопросы обработки платежных поручений по расходу с использованием ПО клиент-банк.

Задача интеграции включает в себя следующие этапы:

• выгрузку платежных документов из ERP в формат, который «кушает» клиент-банк;
• загрузку в ПО клиент-банк;
• выгрузку из ПО клиент-банк банковской выписки, после исполнения платежных поручений;
• загрузку их в ERP с автоматическим формированием данных в ERP о состоявшейся оплате, отправленных в банк П/П.

Для этого необходимо выполнить следующие настройки:

• для ПО клиент-банк каждого банка разработать в ERP шаблон выгрузки данных по платежным поручениям, под формат заявленный банком;
• в ERP создать сеанс выгрузки всех платежных поручений предприятия за текущий день с автоматическим разбором на пачки по каждому банку и автоматической генерацией в формат выкачки под ПО клиент-банк;
• по передаче или загрузке (в зависимости от принципов работы ПО клиент-банк, с которыми Вы работаете) данных в выгруженном из ERP формате;
• выгрузки или выкачки банковской выписки от каждого банка через ПО клиент-банк по уже исполненным банками платежным поручениям;
• в ERP создать сеанс автоматической загрузки в ERP выкаченных из ПО клиент-банк банковских выписок;
• в ERP разработать процедуру автоматической сверки отправленных в банк платежных поручений, уже имеющихся в ERP и полученных из банка платежных поручений с подтверждением об исполнении.

При загрузке мы не создаем новых объектов в ERP, а осуществляем поиск в базе полученных из банка данных по исполненным  платежным поручениям, сверяя их с платежными поручениями ERP по:

• дате ПП;
• номеру ПП;
• получателю;
• банку;
• сумме.

При полном совпадении автоматически проводим операцию в ERP по отметке ПП, как исполненного.

Результат подпункта.

Платежные поручения автоматизировано выгружаются в ПО клиент-банк всех банков, с которыми работает предприятие.
Банковская выписка загружается в ERP по всем банкам, с которыми работает предприятие.
По всем платежным поручениям, которые получены в банковской выписке, в ERP автоматически проставляется отметка об исполнении с датой исполнения, равной дате банковской выписки.

Отнесение израсходованных денежных средств к договорам.



Эта процедура может быть достаточно глубоко автоматизирована, но не по всему объему, поскольку в реальной работе имеется несколько ситуаций:

1. Оплачивалась счет-фактура, которая уже есть на предприятии и она(и) была(и) привязана(ы) к заказу на оплату. В этой ситуации, связка платежного поручения и счета-фактуры может быть выполнена автоматически в момент, когда платежное поручение в ERP прошло сверку с банковской выпиской и получило статус исполненного.
2. Оплачивался аванс по договору на поставку. В этом случае, кроме заказа на оплату в ERP больше пока нет никаких документов, к которым можно было бы осуществить отнесение исполненного платежного поручения.
3. Оплачивалась кредиторская задолженность без указания в заказе счетов-фактур, за которые проводилась оплата. В этом случае также может быть проведена автоматическая привязка платежа, но только если на предприятии регламентированы правила по таким привязкам – например, закрываем всегда самую старую кредиторку по договору. Если понятен алгоритм закрытия, то процесс может быть полностью или частично автоматизирован.
4. Оплачивалось поступление, которое уже оприходовано на предприятии по накладной от поставщика, но счет-фактура ещё не получена (такое бывает довольно часто). В этом случае автоматизация возможна, если задача привязки спроектирована так, что платежи, привязываясь к счетам-фактурам, автоматически связывались и с накладными к этим счетам-фактурам. В этом случае будет непринципиально, с чем устанавливать связь платежному поручению – со счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 или универсальным передаточным документом (УПД).

Поскольку счета-фактуры, как и платежные поручения появляются ежедневно и далеко не всегда получается состыковать их во время подготовки заказа на оплату, то неплохим решением для автоматической связки документов может являться один из двух вариантов:

• событием, по которому может начаться автоматический процесс связки платежных поручений и счетов-фактур или накладных, можно сделать не только отметку об исполнении платежного поручения, но и подтверждение в ERP совпадения электронного (заведенного в ERP) счета-фактуры или накладной. Тогда процесс связывания документов будет запускаться автоматически при появлении в системе любого из документов, подлежащих связке в выверенном или исполненном состоянии;
• ночное задание на выполнение, автоматически запускаемое системой, которое каждую ночь будет сравнивать незакрытые платежные поручения с незакрытыми счетами-фактурами и устанавливать связи при однозначном совпадении ключевых данных в документах.

Для сотрудников службы финансов необходимо разработать в ERP сеанс по ручному отнесению платежных поручений к счетам-фактурам или ТОРГ-12 (УПД) со следующими вкладками:

1. частично закрытые или полностью свободные платежные поручения;
2. частично закрытые или полностью свободные счета-фактуры закупок (накладные ТОРГ-12 или УПД);
3. отчет, показывающий связь платежных поручений и счетов-фактур (накладных ТОРГ-12 или УПД), которые были установлены за текущий (задаваемый) период – с возможность фильтрации, в том числе по признаку – автоматическая связка, связь установлена вручную.

После выполнения привязок платежных поручений к счетам-фактурам, служба финансов и договородержатели смогут получить в режиме on-line следующие отчеты:

• исполнение договоров закупок по объемам и деньгам в разрезе договора, поставщика, предприятия, конкретного МКИ, оборудования, услуги  и т.д.;
• состояние кредиторской задолженности с графиком погашения кредиторки в разрезе договора, поставщика, предприятия, конкретного МКИ, оборудования, услуги  и т.д.;
• состояние дебиторской задолженности в разрезе договора, поставщика, предприятия, конкретного МКИ, оборудования, услуги  и т.д.
• отношение дебиторской задолженности к кредиторской задолженности в разрезе договора, поставщика, предприятия, конкретного МКИ, оборудования, услуги  и т.д.

Поскольку в предыдущей статье было автоматизировано поступление денежных средств, теперь можно предоставить финансовой службе дополнительные отчеты об:

• остатках на расчетных счетах в разрезе счетов, банков, подразделений договородержателей, предприятия;
• движении по расчетным счетам за период в разрезе счетов, банков, подразделений договородержателей, предприятия.

Результат подпункта.

Автоматизированное отнесение денежных средств к договорам закупок.
Сеансы ручной привязки и переноса денежных средств к счетам-фактурам или накладным.
Автоматический сбор данных и предоставление отчетности по исполнению договоров и состоянию взаимоотношений с поставщиками.
Автоматическое получение отчетов по состоянию договоров и расчетных счетов.

Следующая статья: Условия отгрузки и условия оплаты – почему это важно. ERP на предприятий - шаг 4.4.

Автор: Андрей Лабутин