Поступление денежных средств. ERP на предприятий - шаг 4.2.

Основной денежный поток предприятия формируется из поступлений на расчетные счета принадлежащие компании, заемных средств – кредитов и от кассовых операций.

Поскольку объем кассовых операций в крупных промышленных компаниях исчисляется долями процентов относительно общего потока денежных поступлений, не будем рассматривать автоматизацию этих операции, тем более, что весь процесс тут только в интеграции с on-line кассами.

В этой статье рассмотрим автоматизацию обработки поступлений денежных средств на расчетные счета предприятия.

Предыдущая статья: Финансы: основные реквизиты договоров. ERP на предприятии - шаг 4.1.

Какой бы процесс не автоматизировался, всегда помните о том, что конечной целью является улучшение процесса производства и продажи продукции. Исходя из этого, в качестве одной из приоритетных целей автоматизации поступлений денежных средств  на предприятие обозначаем – финансовый контроль исполнения договоров продаж.

Выставление счетов на предоплату.

В условиях оплаты договоров продаж, как правило, содержатся условия по:

• авансовым платежам – оплата в счет будущих поставок;
• платежи в уплату счета – оплата по факту отгрузки по счету-фактуре;
• окончательный расчет – оплата по факту выполнения полной отгрузки продукции по договору или иных дополнительных условий после отгрузки.

Авансовые платежи в договоре могут быть прописаны двумя вариантами:

• авансирование под конкретную отгрузку конкретного количества и номенклатуры продукции;
• авансирование в целом по договору.

Окончательный платеж может быть:

• привязан к последней поставке;
• иметь отсрочку от срока последней поставки по договору.

Для качественного контроля исполнения финансовой составляющей договора важно знать не только, сколько денег от общей стоимости по договору получено, но и насколько профинансировано заказчиком каждое конкретное изделие договора.

Получить эти данные можно, если предоставлена возможность привязки к денежных средств напрямую или опосредованно к продукции договора.

Законодательством предусмотрена только одна форма, содержащая номенклатуру договора, которую предприятие обязано направлять заказчику при исполнении договора (помимо отгрузочных накладных) – счёт-фактура.

Однако счёт-фактура выставляется только по факту отгрузки исполнителем партии продукции с конкретными реквизитами:

• кому;
• по какому договору;
• перечнем отгружаемой продукции;
• отгруженным количеством по каждой позиции;
• ценой каждой номенклатурной позиции;
• ставкой НДС по каждой номенклатурной позиции;
• суммой каждой номенклатурной позиции в рамках данной конкретной отгрузки;
• общей стоимостью отгруженной продукции;
• сроком оплаты по счету.

Если к этому документу отнести денежные средства, которые поступят на предприятие именно по данной отгрузке, то мы получаем не просто некий финансовый результат по договору – оплачено столько-то + оплаты предыдущих периодов, а можем вычислить, какие изделия насколько конкретно оплачены.

Наиболее точным способом отнесения денег на изделия безусловно является ручная привязка, но при этом всегда присутствует вопрос – а причем здесь вообще автоматизация?

Поэтому для отнесения предлагаю использовать механизм распределения, по формуле:

• ОплИздN – сумма оплаты по изделию 1
• СуммИздN – стоимость изделия 1 в счете-фактуре
• СуммСФ – сумма всей счета-фактуры
• СуммОплСФ – всего к оплате по счету-фактуре или сумма, привязываемая к счету фактуре.

Такой простой подход в любой момент времени позволит узнать:

• сколько денег получено / недополучено по любому договору;
• каков процент финансового выполнения договора;
• сколько денег получено / недополучено по всем договорам;
• каков процент финансового выполнения всех договоров;
• сколько денег получено / недополучено по конкретному изделию договора;
• каков процент финансового выполнения договора по конкретному изделию;
• сколько денег получено / недополучено по конкретному изделию в рамках всех действующих договоров;
• каков процент финансового выполнения всех договоров по конкретному изделию.

Однако, для того, чтобы получить такие ответы по всему объёму поступлений в рамках договоров продаж, а не только в рамках счетов-фактур, необходимо ввести в использование три документа, которые никак не оговорены законодательно:

• счет на предоплату под партию отгрузки;
• счет на предоплату по договору;
• счет на окончательный расчет.

То обстоятельство, что формы не описаны законодательно дает некоторые плюсы, потому что имеется возможность сделать их такими, какие будут удобны и исполнителю и заказчику. Чтобы не придумывать велосипед, практически везде, где я встречался с подобными формами, они представляют собой упрощенный вид счета-фактуры, поскольку это понятный и прозрачный документ, к которому привыкли все юридические лица страны.

Дополнительно на данных формах добавляют отдельный реквизит – срок оплаты, в котором указывается дата ожидаемой оплаты – дата, до которой включительно предприятие считает эти суммы ожидаемыми поступлениями, не относя их к дебиторской задолженности по продажам.

ВАЖНО. Максимальная эффективность от использования указанных документов будет достигнута при внесении уточнений в формулировки договоров продаж с указанием, что:

• исполнитель обязан выставлять счета на предоплату и счет на окончательный расчет;
• заказчик обязан осуществлять оплату исключительно по выставленным исполнителем документам;
• при каждой оплате заказчик, дополнительно к данным получателя платежа, обязан указывать в платежном документе номер и дату договора, а также номер и дату счета, по которым производит оплату.

Эти требования обеспечат более точное отнесение платежей к этапам работы по договору, и в дальнейшем снимут большое число вопросов при составлении актов сверки расчетов и выходе на сумму окончательного расчета в сложных, и многоэтапных договора с взаимными (встречными) поставками.

Для любого юридического лица дебиторская задолженность является контролируемой величиной, поэтому появление такого реквизита как дата оплаты на счетах очень важный и нужный реквизит, его наличие позволяет дополнительно к перечню вышеназванных данных показать дополнительно:

• объем ожидаемых поступлений по договору по периодам с точностью до крайних дней;
• объем дебиторской задолженности по договору со сроками просрочки до дней;
• объем просроченной дебиторской задолженности со сроками просрочки до дней;
• и то же самое по всем договорам, по каждому изделию в рамках договора, по каждому изделию по всем действующим договорам.

В рекомендуемом списке документов присутствуют два счет на предоплату – зачем?

Cчет на предоплату под партию отгрузки – выставляется в случаях, когда в договоре явно указано, что авансирование осуществляется в размере таком-то под такую-то спецификацию к отгрузке. В спецификации этого счета присутствует номенклатура и количество ТОЛЬКО, подлежащая отгрузке в рамках обозначенной спецификации к авансируемой партии.

Счет на предоплату по договору – выставляется в случаях, когда в договоре явно указано, что авансирование осуществляется по договору, без какой-либо привязки к конкретным отгружаемым объемам. В спецификации этого счета номенклатура и количество присутствует в объеме всего договора.

При столь принципиальном отличии между счетами на предоплату:

• выглядеть эти документы могут абсолютно идентично;
• при автоматизации это будет также одной электронной формой, с разными принципами заполнения.

При выборе типа счета на предоплату по договору, в его спецификацию автоматически переносится вся номенклатура договора с полным количеством без права корректировки, менять можно только процент к оплате для расчета суммы, либо сумму – для автопересчета процента.

При выборе типа счета на предоплату под партию отгрузки, предоставляется возможность сформировать спецификацию вручную из спецификации договора, подставляя и разрешая ввод не больше количества из договора по этой номенклатуре за минусом отгруженных ранее объемов.

На текущем этапе внедрения формирование и выставление счетов на предоплату предлагается закрепить за отделом финансов, поскольку на ранней стадии внедрения нужно отработать и отладить процедуру четко под установленную финансовую дисциплину, а сотрудникам финансовой службы до знака понимать, как происходит этот процесс и в чем коренное отличие между документами.

Со счетом-фактурой всё намного проще. Поскольку счет-фактура связана и выставляется только после выставления отгрузочной накладной ТОРГ-12 и на её основе, а мы автоматизировали ТОРГ-12 при внедрении складского учета, то автоматизации в счете-фактуре подлежит только:

• генерация счета на основе ТОРГ-12 без изменения спецификации в полученной счета-фактуры;
• ввод или выбор платежных поручений, закрывающих, выставляемую счет-фактуру, для заполнения поля «К расчетно-платежному документу».

Результат подпункта.

Из системы на основе информации о договоре продаж и формы ТОРГ-12 печатается счет-фактура;
Введены новые документы:

• счет на предоплату под партию отгрузки;
• счет на предоплату по договору;
• счет на окончательный расчет.

Все три документа печатаются из системы на основе данных в ERP о договорах продаж.
Формирование в системе ERP, печать и отправка заказчику всех счетов закреплена за службой финансов.

Финансовая служба, служба продаж и подразделения договородержатели по продаже продукции и услуг предприятия получили отчеты (с авторизацией только по своим договорам):

• объем ожидаемых поступлений по конкретному договору;
• объем отгруженной / недоотгруженной продукции по конкретному договору;
• объем ожидаемых поступлений по конкретному изделию в рамках конкретного договора продаж;
• отгруженное / недоотгруженное количество и стоимость конкретного изделия в рамках конкретного договора продаж;
• объем ожидаемых поступлений по всем действующим договорам;
• объем отгруженной / недоотгруженной продукции по всем действующим договорам;
• объем ожидаемых поступлений по конкретному изделию по всем действующим договорам;
• отгруженное / недоотгруженное количество и стоимость конкретного изделия по всем действующим договорам.

Интеграция с ПО клиент-банк.

Пункт бы надо назвать интеграции (мн.ч.) с ПО клиент-банк, поскольку у работающего промышленного предприятия, как правило, много расчетных счетов в разных банках и каждый банк предлагает работу со своим банком через ПО клиент-банк именно этого банка.

В настоящее время всё ПО клиент-банк, на чем бы оно ни было написано имеет либо API для интеграции, либо возможность пакетной выгрузки информации разными путями в заданных, вполне понятных форматах.

Задача интеграции включает в себя следующие этапы:

• выгрузку из ПО клиент-банк банковской выписки по поступлениям денежных средств;
• загрузку банковской выписки и данных о платежных поручениях в ERP;
• генерацию платежных поручений по каждой записи банковской выписки;
• автоматическое отнесение сгенерированных платежных поручений к счетам-фактурам и счетам на предоплату.

Практика описания механизмов интеграции в договорах с банками на использование ПО клиент-банк открывает и способы получения данных из этого ПО и форматы передачи.

Единожды настроенный на данный банк формат загрузки данных в ERP, позволяет специалисту финансовой службы нажатием одной кнопки сгенерировать в ERP весь список платежных поручений конкретного банка в соответствие с полученной банковской выпиской.

ПО далеко не всех банков позволяет прозрачно и без участия человека осуществить выгрузку данных из клиент-банка, тем не менее, операция эта является чисто механической. Если полная автоматизация затруднительна особенностями ПО клиент-банк, можно выгрузить данные в место, откуда ERP возьмет их самостоятельно по настроенному джобу, в формате банка и загрузит тем же джобом в ERP.

Основной доработкой в ERP по данному процессу будет механизм автоматической генерации корректных платежных поручений с обязательным формированием в ERP к основным, важных дополнительных реквизитов из ПП:

• номер договора;
• дата договора;
• номер счета на предоплату, счета на окончательный расчет или счета-фактуры;
• дата счета.

Для каждой ERP этот процесс разный, наиболее сложным он будет в тех системах, где нет возможности отключения функций генерации проводок на период внедрения проекта.

ВАЖНО. Для корректного формирования информации в ERP при автоматической генерации платежного поручения на основе банковской выписки банка, во всех договорах продаж с заказчиками крайне необходимо четко прописать формат заполнения поля «Назначение платежа» в платежном поручении, например в таком виде:
Обязательной записью в каждом платежном поручении являются следующие элементы, расположенные в любом месте строки в жестко заданном формате:


где,

• «;» - разделитель между группой данных;
• « : » - разделитель между данными внутри группы;
• NД : DД - группа данных по договору продаж;
• NД – номер договора;
• DД – дата договора;
• NС : DС – группа данных по счету;
• NC – номер счета;
• DС – дата счета.

ВАЖНО. Чтобы ERP могла автоматически определить какой именно счет (на предоплату, на окончательный расчет или счет-фактура) указан в платежном поручении заказчика, необходимо разделить номерами или сериями номеров каждый тип счета. Например, все номера могут начинаться с символа:

• П – для счетов на предоплату;
• Ч – для счетов на окончательный расчет;
• Ф – для счетов фактур.

Главное, чтобы ни одна из выбранных букв не имела визуального аналога в английском алфавите, воизбежание ошибок при автоматическом разборе платежных поручений системой.

Результат подпункта.
В договора продаж внесены дополнительные требования по формированию платежных поручений.
Интеграция с ПО клиент-банк настроена по всем банкам.
В ERP автоматически загружаются данные из ПО клиент-банк по всем банкам, с которыми работает предприятие.
Автоматическая генерация платежных поручений в ERP с основанными и дополнительными значащими реквизитами.

Отнесение денежных средств к договорам.

С точки зрения оптимизации наилучшим решением по отнесению платежных поручений на счета является полная автоматизация:

• привязки без участия человека;
• результирующий отчет после привязок со сверкой сумм банковской выписки и суммы привязки – должны совпадать.

Теоретически, после проведенной договорной работы, описанной выше в данной статье – это вполне решаемая задача автоматизации.

Шаг 1. В момент автоматической генерации платежного поручения в ERP осуществляем поиск по базе счетов по следующим реквизитам:

• заказчик:
• банк;
• расчетный счет нашего предприятия по договору;
• номер договора;
• дата договора;
• номер счета на предоплату, окончательный расчет или счета-фактуры;
• дата счета на предоплату, окончательный расчет или счета-фактуры;
• сумма счета.

Шаг 2. При совпадении всех реквизитов осуществляем привязку платежного поручения к найденному счету.

Однако, реальная жизнь куда сложнее, чем теория и в неё вмешиваются следующие факторы:

• предприятие не выставило счет на предоплату или заказчик перевел деньги раньше срока;
• заказчик перевел не всю сумму по счету или больше, чем было указано в счете;
• заказчик не указал номер счета или номер договора;
• заказчик указал неверный номер счета или неверный договор, или все верные, но счет не по тому договору.

Принимая во внимание объективную реальность, при автоматизации привязки платежных поручений к счетам приходится снижать требования к проверкам, в частности:

Условие 1. Если не совпали деньги  - убирать требование на совпадение сумм счета и платежного поручения. При совпадении всех остальных реквизитов такой подход позволит осуществить привязку к счету в сумме, не превышающую сумму счета и такая привязка будет абсолютно корректной. При этом могут возникнуть две ситуации:

• платежное поручение привязано не полностью – сохранился остаток, который теоретически можно отнести к любому другому счету этого договора. Для этого нужен ещё один пробег с поиском незакрытых счетов по данному договору или принятие решения о свободном, непривязанном остатке под покрытие следующих поставок – свободный аванс по договору;
• счет закрылся деньгами не в полном объеме – сохранился остаток, к которому теоретически можно привязать любые свободные (непривязанные остатки) платежные поручения по данному договору. Однако, со счетами ситуация тоже неоднозначна, поскольку заказчик позже может дослать деньги по конкретному счету и тогда предыдущие автоматические привязки окажутся некорректно отнесенными.

Условие 2. При отсутствии указания счета в платёжном поручении у нас также появляется множественный выбор:

• если счет не указан, потому что предприятие его не выставило, то идеальным вариантом будет выставить его по факту получения ПП и, возможно, даже отправить его заказчику, для более качественного учета на его стороне;
• если все счета выставлены, то можно смотреть по максимальному совпадению суммы и закрывать автоматом счет с совпавшей суммой по этому договору;
• если нет совпадения и по сумме, то можно закрывать либо последний счет, либо все незакрытые остатки по счетам договора, начиная с самых ранних незакрытых (закрываем наиболее просроченную дебиторку) счетов, либо уточняем у заказчика за что конкретно он перечислил деньги.

Условие 3. При отсутствии в платежном поручении данных по договору:

• если указан счет, то по уникальному номеру счета ищется договор и идет стандартная привязка к договору;
• если не указан и счет, то только уточнение у заказчика, за что он перечислил денежные средства.

Условие 4. Отсутствуют вообще какие-либо реквизиты привязки:

• уточнение у заказчика направления отнесения денежных средств;
• показ сотрудникам финансовой службы список сомнительных платежных поручений для ручной привязки после уточнения у заказчика или по факту получения рекомендаций от служб договоролержателей.

Какой подход для работы выбрать – всё в руках каждого конкретного предприятия.
Стоит отметить, что если не провести соответствующие изменения в договорах продаж и не налаживать финансовую дисциплину во взаимоотношениях с заказчиком, как через договора, так и при переговорах, то ручной работы по привязке платежей, ошибок в привязках и звонков заказчику с выяснениями меньше становиться не будет.

К этим же операциям необходимо отнести и автоматизацию процесса заполнения поля «К расчетно-платежному документу» счета-фактуры, в котором должны содержаться номера и даты платежных поручений, полученных предприятием от заказчика в рамках договора между предыдущей отгрузкой или началом договора и текущей отгрузкой или первой отгрузкой соответственно.

Поскольку денежные средства, которые предусмотрены по договору в уплату счета-фактуры могут поступить только после получения счета-фактуры заказчиком, то в список платежных поручений поля «К расчетно-платежному документу» счета-фактуры попадут только платежные поручения:

• полученные в качестве авансовых средств за период с последней отгрузки или начала действия договора;
• с остатками сумм в уплату счетов-фактур, если суммы таких платежей были больше, чем указаны в счетах-фактурах.

Наиболее удобным моментом автоматического формирования такого списка и заполнения поля «К расчетно-платежному документу» счета-фактуры является момент генерации счета-фактуры на основе одной или нескольких накладных ТОРГ-12 с автопривязкой всех платежей за промежуток дат между счетами-фактурами и непривязанных к счетам-фактурам денежных средств с начала действия договора.

Необходимо обеспечить возможность просмотра и корректировки этого списка специалистам финансовой службы, поскольку на разных предприятиях стоят разные системы учета, и известны случаи, когда в системах учета предприятий есть контроль не только по суммам и состоянию финансового закрытия счета-фактуры, но и совпадению документов, которыми закрыта каждая счет-фактура. Удивительным фактом реальной жизни является то, что предприятия с такими жесткими правилами учета нередко игнорируют обязательства по указанию в платежных поручениях информации за что непосредственно они осуществляют платеж.

Результат подпункта.

Внесены изменения в договора продаж по уточнению формата заполнения платежных поручений.
Идет постоянная работа по совершенствованию финансовой дисциплины в работе с заказчиками.
Осуществляется автоматическая привязка платежных поручений к выставленным счетам на предоплату, счетам на окончательный расчет и счетам-фактурам.

В счетах-фактурах автоматически заполняется поле «К расчетно-платежному документу».

Контроль финансового исполнения договоров.

Мы подошли к моменту, когда качество финансового контроля исполнения договоров в ERP зависит в первую очередь от качества визуализации этих данных через разработанные отчеты. Какие отчеты будет разрабатывать ваша компания, зависит от требований руководства предприятий, руководителей службы продаж, продающих структурных подразделений, финансовой службы и возможностей внедренной на предприятии среды разработки отчетов.

Важным является то, что финансовый результат исполнения договора вы можете получить в разрезе:

• предприятия;
• служб договородержателей;
• производств изготовителей – из PLM все изделия приходят с закреплением за выпускающими производствами;
• договоров продаж;
• изделий;
• счетов;
• платежных поручений;
• ожидаемых платежей в разрезе любого из вышеперечисленных объектов;
• дебиторки в разрезе любого из вышеперечисленных объектов.

Такой аналитики более чем достаточно для качественного анализа и понимания происходящего на предприятии.

Наиболее интересным развитием данного направления является сигнальная система и система блокировок по наступлению определенных контрольных событий или достижения контрольных показателей, НО – эти механизмы мы будем рассматривать и применять значительно позже по проекту.

Результат подпункта.

Разработана аналитическая отчетность по финансовому исполнению договоров.
Отчетность установлена у:

• ТОП менеджеров, включая генерального директора предприятия;
• руководителей подразделений договородержателей;
• специалистов подразделений договоролержателей, занимающихся договорной деятельностью;
• руководителя финансовой службы предприятия;
• сотрудников финансовой службы предприятия, ответственных за формирование и выставление счетов, и за обработку операций по поступлению денежных средств.

Следующая статья: Учет расходов денежных средств. ERP на предприятий - шаг 4.3.

Автор: Андрей Лабутин