Войти
20.01.2019

Финансы - справочники. Внедряем ERP на промышленном предприятий - шаг 4.

6069
5
+1


Реализация задачи исполнения финансовых операций в ERP требует привлечения к работе в системе помимо отдела финансов, ещё и службы, занимающиеся на предприятии договорной деятельностью.

При оценке ресурсов данного этапа многих пугает количество служб предприятия, которые необходимо одновременно включить в работу в системе ERP.

Предыдущая статья: Отступление 1. Без неё ERP на предприятии не внедрить

Ситуация сглаживается тем, что все эти службы будут выполнять в ERP одинаковые, типовые операции, что позволяет подключить к разработкам по данному этапу ограниченное, только необходимое число сотрудников ИТ службы предприятия и консультантов (если они у вас будут).

Поскольку тема реализации финансов в ERP довольно большая, в данной статье затронем только вопросы управления справочной информацией, которой на проекте необходимо уделить особо пристальное внимание.

В тоже время, уже в этой статье будут заявлены все цели и ресурсы, которыми мы будем оперировать при реализации данной задачи.

Каковы цели?



  • Закрепляем справочники за подразделениями.
  • Получение из ERP всех необходимых финансовых документов в рамках исполнения договоров.
  • Обработка банковской выписки в системе.
  • Контроль остатков на расчетных счетах.
  • Контроль финансового исполнения договоров.

Что имеем?




В ERP из PLM:
  • описание и обозначение всех номенклатуры продаваемой предприятием продукции;
  • описание и обозначение всех покупаемых для основного производства МКИ.

В ERP:
  • центральные склады МКИ;
  • склады СГП.
  • электронный документ ТОРГ-12 или УПД (Универсальный передаточный документ).

На предприятии:
  • отдел продаж;
  • отдел закупок;
  • отдел финансов;
  • подразделения договородержатели
  • установленное в отделе финансов ПО банков – клиент-банк свой для каждого банка, с которым работает предприятие.

Что делаем?


Закрепляем справочники за подразделениями.



Для выставления или обработки финансовых документов в ERP нужна следующая информация о:
  • покупателе или поставщике, назовем их единым термином – Партнер;
  • банках, с которыми работает предприятие и его Партнеры;
  • расчетных счетах предприятия и Партнеров;
  • покупаемой и продаваемой продукции или услугах;
  • условиях оплаты и отгрузки/поступлении продукции.

Все перечисленные данные относятся к так называемой – справочной информации. Корректность ведения справочной информации очень сильно влияет на качество внедрения ERP на предприятии. В этой связи для каждого справочника необходимо определить владельца.

ВАЖНО. Владелец объекта в ERP – лицо или служба, ответственная за ведение и контроль информации в данном объекте.

ВАЖНО. Ведение информации – добавление, изменение, удаление информации в объект ERP.

ВАЖНО. Контроль информации – соблюдение бизнес-правил определенных для объекта в ERP.

ВАЖНО. Владелец информации – лицо или служба, обладающая максимально достоверной информацией по какому-либо объекту в ERP.

Для закрепления работы со справочниками идеальным вариантом является назначение владельцем объекта ERP владельца информации. К этой идеальной модели надо стремиться на всех этапах внедрения и по всем объектам ERP.

Такой подход позволяет получить в ERP максимально достоверную информацию в кратчайшие сроки при наличии лица, с которого можно спросить, за счет того, что:
  • убираются лишние звенья между ERP и владельцем информации;
  • ведение и контроль за информацией осуществляет её владелец.

Как и в любом другом вопросе, здесь есть тонкости, большинство из которых удобно показать на справочнике Партнеров.

Партнеры появляются, как только предприятие начинает внешнюю деятельность. Т.е. как только появляются взаимоотношения с внешней организацией – для предприятия появляется партнер. Как  только появляется хоть один документ – Партнер появляется для ERP.

Как только для ERP появляется Партнер, так сразу появляется необходимость заведения его в ERP.

Завести в справочник Партнеров ERP Партнера должна служба, назначенная приказом по предприятию Владельцем объекта ERP «Справочник Партнеров».

ВАЖНО. Идеальным вариантом является ситуация, когда за один объект в ERP отвечает только одна служба. Но бывают и необходимые исключения.

В частности, справочник Партнеры начинает заполняться, когда появляется проект договора, договор или заявка от поставщика или покупателя. На крупных предприятиях договорами занимается очень много разных служб:
  • отдел продаж – договорами продаж основной продукции предприятия;
  • отдел закупок – закупками плановой номенклатуры материалов и комплектующих, РЭН и ещё ряда направлений;
  • ИТ отдел – договорами по ИТ направлению;
  • строительное подразделение – договорами на строительство и обслуживание;
  • отдел оборудования – договорами на приобретение, монтаж и поддержку оборудования;
  • и т.д.

Все они имеют очень разных Партнеров, а иногда и одних и тех же. К примеру, у предприятия есть договор продаж на поставку продукции предприятия Партнеру, но этот же Партнер, является одним из комплектаторов этого же предприятия.

Таким образом, один и тот же Партнер для предприятия может выступать и в роли покупателя и в роли поставщика.

Однако запись о Партнере в ERP должна быть только одна.

Если четко следовать правилу – один объект ERP один владелец объекта ERP, то задача кого назначить ответственным, в частности за справочник Партнеров, может породить море конфликтов и решаться долго и многократно.

Почему?

ВАЖНО. Справочник – особый объект ERP, он может и должен содержать только одну запись об отдельном элементе справочника, в нашем случае Партнере.

Данные справочников используются в огромном числе сеансов ERP, и, на примере справочника Партнеров, если один Партнер будет записан в справочнике два раза, но между этими записями не будет никакой связи, то, к примеру «Акт сверки с партнером», станет очень сложной, а порой и просто нерешаемой задачей.

Если же при этом в разных записях одного и того же Партнера будут содержаться разные данные, скажем в адресе, то в дальнейшем можно и продукцию свою не туда отправить.

В связи с этим, ни одно подразделение предприятие, как правило, не желает:
  • отвечать за данные, которыми не располагает само, поскольку на основе неверных данных может ввести дубль запись, скажем – дубль Партнера, отличающегося одной цифрой в ОГРН или буквой в названии;
  • делать работу за другие подразделения.



Какие варианты решения вопроса применяются на практике на разных предприятиях:
  • Владельцами особенно критичных справочников и/или справочников с неопределенным или множественными владельцами, становится служба ИТ предприятия. На мой взгляд - это не самый лучший вариант в перспективе, но вполне допустимый на начальном этапе внедрения задачи.
  • Справочники получают много Владельцев, каждый из которых вносит данные в рамках владения информацией + назначается служба ответственная за систематическую выверку справочников на наличие двойников и стыковку (переброску) данных на одну запись, с удалением остальных. На мой взгляд – самый ужасный вариант, поскольку данные практически всегда кривые, в процессе множество людей и структур, но ни с одной нельзя спросить за целостность данных в разные моменты времени.
  • Владельцем справочника назначается только одна структура, которой, по роду деятельности, наиболее часто необходимо вести информацию в справочнике и/или использовать его. По большинству справочников именно этот вариант является идеальным и приемлемым, но организационно, чаще всего, решается насильственным назначением.
  • Владельцами справочника назначаются крайне ограниченный список, не более 3-х, служб каждая из которых заводит только информацию по своему направлению – являясь в нем владельцем информации или службой агрегатором информации по данному направлению. Данные в справочнике имеют параметры деления по направлениям и деление по диапазонам. Деление по диапазонам позволяет службам заводить новую единицу в справочник в своем диапазоне данных, доступных для просмотра этой службы и служб, чью информацию они агрегируют в справочнике и больше никому. Деление по направлениям позволяет любой из служб, признанных владельцами справочника, при наличие уж записи в справочнике по нужной им единице, дополнить её выставлением признака, обозначающего, что данная единица может использоваться и для работ по направлению этой службы. После этого такая запись становится доступной и службам по направлению владельца этой записи и службам, по направлению, которое было отмечено для этой записи дополнительно.

Последний случай наиболее сложен в понимании, но он же наиболее гибок в применении, когда одного владельца объекта ERP определить не удается. К счастью, и эту ситуацию удобно показать на справочнике Партнеров.

Основные операции у производственного предприятия – закупка  и продажа. Закупается всё. Что необходимо для основного, вспомогательного производств и служб предприятия. Продается – основная продукция предприятия, излишки из запасов, неликвиды и услуги предприятия.

Служб, участвующих в продаже и закупке на любом крупном предприятии много, однако есть две службы, которые имеют львиную долю операций по:
  • продажам – отдел продаж;
  • закупкам – отдел закупок.

В данной ситуации, абсолютно логичным выглядит назначение обеих этих служб владельцами справочника Партнеров, но для того, чтобы не допустить дубляжа при заведении и показа записей партнеров покупателей отделу закупок, а партнеров продавцов отделу продаж, вводим в справочнике:
  • первые внутренние номера ERP для записей покупателей продукции предприятия, начинающиеся, ну скажем с 0 до 20 млн., а для покупателей продавцов – с 40 млн. до 60 млн.;
  • признак «Доступен для продаж», который ставится по умолчанию для записей, которые заводятся в диапазоне внутренних номеров от 0 до 20 млн., и признак «Доступен для закупок», присутствующий по умолчанию для записей в диапазоне внутренних номеров от 40 до 60 млн.;
  • признаки «Доступен для продаж» и «Доступен для закупок», при заведении партнера с внутренним номером не их диапазона, имеют признак – не выбраны.

Когда, например, сотрудник отдела продаж, получает новую заявку от потенциального покупателя и желает завести её в справочник Партнеров, он вводит в справочнике ИНН и получает:
  • если Партнер с таким ИНН не найден среди всех записей справочника, то окно для ввода данных нового Партнера;
  • если Партнер с таким ИНН уже есть в справочнике, то окно редактирования данных Партнера, среди всех полей, по которому доступны только поля: «Доступен для продаж», фактический адрес отгрузки продукции или Партнер получатель груза.

Что делать остальным службам, которые также имеют договора и своих партнеров?
Выбранные владельцами справочника Партнеры отделы становятся агрегаторами информации для всех остальных служб именно по данным о партнерах:
  • по партнерам покупателям продукции и услуг предприятия – агрегатором становится отдел продаж;
  • по партнерам поставщикам продукции и услуг предприятию, агрегатором становится отдел закупок.

Для служб предприятия это означает, что если любая служба:
  • продает свою продукцию или услуг на сторону, то эта служба обязана предоставить данные о Партнере в отдел продаж для занесения последними информации о Партнере в соответствующий справочник;
  • покупает какую-то продукцию (например, МКИ) или услугу у сторонней организации, то эта служба обязана предоставить данные о Партнере в отдел закупок для занесения последними информации о Партнере в соответствующий справочник.

Забегая чуть вперед, отмечу, что информацию о договоре в ERP будет заводить сама служба владелец договора.

Если двигаться по рассматриваемой схеме, такая же ситуация будет и со справочником «Условия оплаты», при этом после закрепления справочников получается такая модель:
  • «Партнеры» - отдел продаж и отдел закупок;
  • «Банки» - отдел финансов;
  • «Расчетные счета» - отдел финансов;
  • «Условия оплаты» - отдел продаж и отдел закупок.

Результат подпункта.

За ведение и контроль информации в справочниках назначены ответственные службы.

Следующая статья: Финансы: основные реквизиты договоров. ERP на предприятии - шаг 4.1.

Автор: Андрей Лабутин
5 комментариев
№1
Удалено / Спам
№2
03.02.2019 12:16
Подскажите - кто должен вести справочник "номенклатура" для поступающих ТМЦ , в первую очередь - сырья, материалов, полуфабрикатов (например штамповок), ПКИ для основного производства. А также вспомогательных материалов, малоценных расходных, ГСМ, инструмента и т.д.?

Никто брать на себя ответственность не хочет, а по факту справочник дополняют все причастные службы, при этом впустую тратится рабочее время, записи многократно дублируются, единообразие заполнения карточек напрочь отсутствует. Провести выборку и анализ невозможно.

Доходит до абсурда - недавно при выверке своего профильного раздела справочника, натолкнулись на непонятно как попавший туда бензин.
Сотрудник соответствующего склада, которому поручили приходовать бензин - технически грамотный и ответственный человек, принадлежащий к старшему поколению и не пользующийся компьютером вне работы.
Ему раз объяснили общую структуру программы и показали как вводить накладные, он понял как понял. Анекдот в том, что для каждой накладной он в течение нескольких лет создавал новую запись в справочнике "номенклатура", записей "Бензин Аи-92" теперь столько же, сколько и накладных.

Возможно Вы осветили этот вопрос в другом разделе, тогда прошу дать ссылку.
0
Сообщить
№3
03.02.2019 15:08
Цитата, BorSch сообщ. №2
Подскажите - кто должен вести справочник "номенклатура" для поступающих ТМЦ , в первую очередь - сырья, материалов, полуфабрикатов (например штамповок), ПКИ для основного производства. А также вспомогательных материалов, малоценных расходных, ГСМ, инструмента и т.д.?

При нормально (правильно) организованной работе с НСИ через PLM - службы конструкторско-технологического блока - конструктора, технологи, металлурги, в дополнение к ним центральная служба закупок, поскольку им приходится закупать МКИ, которые на рынке уже могут отсутствовать и именно они становятся инициаторами проведения замен материалов.

Цитата, BorSch сообщ. №2

Никто брать на себя ответственность не хочет, а по факту справочник дополняют все причастные службы, при этом впустую тратится рабочее время, записи многократно дублируются, единообразие заполнения карточек напрочь отсутствует. Провести выборку и анализ невозможно.

При ненормально организованной поддержке НСИ эту работу берет на себя централизованная служба закупок, поскольку:
  • все материалы попадают на предприятие через их завозные склады и им всё равно первыми приходится их оприходовать - даже если не они заказывали;
  • им должен быть предоставлен доступ к КД и ТД в ERP или PLM для осуществления заказа материала, поскольку сами они не знают точных обозначений всего что надо.

На предприятиях с худшей из возможных организаций, а это:
  • за ведение конкретных параметров НСИ никто не закреплен;
  • НСИ ведется в разных, не связанных между собой системах;
  • каждое подразделение имеет право самостоятельного заказа материала;
  • каждое подразделение имеет право самостоятельной приёмки материала;

до автоматизации и закрепления справочников, необходимы организационные изменения:
  • закрепление за конструктором, технологом, металлургом конкретных параметров ведения и поддержания НСИ;
  • разработка и утверждение регламента взаимодействия этих служб в информационной системе, где они обязаны вести НСИ;
  • создание единой службы закупок на предприятии и центральных складов приёмки, работающих без выходных, для исключения задержек при приёме МКИ;
  • лишение права подразделений на самостоятельные закупки и перевод их потребностей в заявки в центральную службу закупок;
  • учесть в регламенте работу единой службы закупок по внесению предложений по заменам МКИ.

Только после этого появляется предмет для разговора об автоматизации.

Цитата, BorSch сообщ. №2
Анекдот в том, что для каждой накладной он в течение нескольких лет создавал новую запись в справочнике "номенклатура", записей "Бензин Аи-92" теперь столько же, сколько и накладных.

Ну, банальную защиту от дурака то можно было и поставить - проверку на точное или более 80% текста совпадение по наименованию номенклатурной позиции.

Цитата, BorSch сообщ. №2
Возможно Вы осветили этот вопрос в другом разделе, тогда прошу дать ссылку.

Я описываю как надо бы внедрять ERP, и при этом невозможно описать каждую конкретную ситуацию старта для трансформаций на отдельно взятом предприятии, потому что текущие состояния предприятий очень разные.
Прямого ответа на свой вопрос по текстам Вы не найдете, однако из раздела Неочевидная необходимость  статьи ERP. Промышленность. Шаг 1 – мы готовы. Вы сможете понять, почему при наличии работы в PLM отпадает сам вопрос - за кем закрепить такой справочник...

Если потребуются ещё пояснения - готов ответить. Чтобы получить максимально близкий к возможной реализации ответ - сужайте тему вопроса.
0
Сообщить
№4
03.02.2019 18:47
Цитата, Андрей Л. сообщ. №3
до автоматизации и закрепления справочников, необходимы организационные изменения
Спасибо, вот этот список сохраню как шпаргалку, буду пытаться доносить до руководителя по направлению.
Цитата, Андрей Л. сообщ. №3
банальную защиту от дурака то можно было и поставить - проверку на точное или более 80% текста совпадение по наименованию номенклатурной позиции
Спрошу тех. поддержку - можно ли у нас это реализовать. Хотя пока не решен предыдущий вопрос, о котором упомянул выше - заполнение карточек не стандартизовано, например на несколько сотен позиций наименование выглядит так: "пруток стальной". Нужное наименование вроде можно найти по характеристикам (марка материала, диаметр и т.п.), но потом идет "стальной пруток", потом "круг", потом то же самое с уже вписанными в наименование признаками... Потому что заполняют несколько поколений сотрудников в нескольких отделах и каждый делает это в меру своего разумения и как удобно ему, сам может найти - и ладно.
Цитата, Андрей Л. сообщ. №3
Шаг 1 – мы готовы
У нас система установлена, простенькая, но даже ее потенциал реализован кмк далеко не полностью - параллельно все ведут для себя бумажные журналы и электронные таблицы. Сейчас руководство сподобилось на внедрение внутреннего электронного документооборота, но это отдельное самостоятельное приложение. Интересно - буду участвовать с пустого места, с самого начала, буквально в четверг-пятницу ходил на обучение :)
0
Сообщить
№5
03.02.2019 21:21
Цитата, q
Сейчас руководство сподобилось на внедрение внутреннего электронного документооборота, но это отдельное самостоятельное приложение

СЭД не решит вопрос по НСИ - это совсем другое направление, безусловно важное, но не для разработки изделий, более того, современные PLM внутри себя имеют встроенный технический документооборот и он реально отличается от делового и юридически значимого.
0
Сообщить
Хотите оставить комментарий? Зарегистрируйтесь и/или Войдите и общайтесь!
  • Обсуждаемое
    Обновить
  • 19.03 10:32
  • 147
Без кнута и пряника. Россия лишила Америку привычных рычагов влияния
  • 19.03 07:34
  • 0
О современном оборонительном и наступательном оружии
  • 19.03 04:24
  • 1
Александр Михеев: система ПВО С-400 "Триумф" в разы превосходит конкурентов
  • 19.03 03:01
  • 54
В США оценили российские Су-34 с УМПК
  • 18.03 21:08
  • 3
Минобороны показало работу нового ЗРК «Бук-М3» в ходе спецоперации
  • 18.03 19:22
  • 268
Космонавтика Илона Маска
  • 18.03 19:15
  • 8
Первую летную ракету-носитель "Ангара-А5" отправили для испытаний на космодром Восточный
  • 18.03 18:31
  • 28
Армия США отменила программу 155-мм дальнобойной самоходной гаубицы ERCA
  • 18.03 18:05
  • 1
ВСУ несут больше потери из-за высокоточного оружия, заявили в Минобороны
  • 17.03 14:05
  • 3
Боррель: словами о "белом флаге" Папа Римский "залез в сад", куда его не звали
  • 17.03 13:37
  • 3
«Дальность полета возрастет в три раза»: французская компания представила управляемую бомбу Hammer 1000
  • 17.03 12:04
  • 453
Израиль "готовился не к той войне" — и оказался уязвим перед ХАМАС
  • 16.03 20:46
  • 8
Украина получит два 35-мм зенитных артиллерийских комплекса Rheinmetall Skynex
  • 16.03 19:11
  • 3
Видео: зенитная ракета "358" сбила американский беспилотник Scan Eagle
  • 16.03 13:50
  • 24
ЗРК «Тор-М2»: сбивает все, что попадает в зону поражения